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管理咨詢“八步成功法”-成都管理咨詢
2017-3-29 10:27:00    來源:成都管理咨詢    閱讀次數:3060 次   
      

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第一步:定義項目,描述需要-形成共同目標的關鍵

【第二步:簽約-取得信任,獲得心理契約-取得相互信任的關鍵】

【第三步:成立項目組-形成合作團隊:保證項目順利推進的關鍵】

【第四步:診斷企業管理:開放心胸-找到問題根源的關鍵】

【第五步:制訂詳細計劃-按步驟解決問題根源的關鍵】

第六步:企業全程參與-確保解決方案個性化的關鍵

第七步:輔導實施-幫助企業員工執行的關鍵

第八步:管理有效性審計-確保咨詢成果有效落實的關鍵

   

    企業在決定是否引進管理咨詢項目時,往往由于擔心管理咨詢項目會失敗而最終放棄。

    也有企業由于管理咨詢的效果不好評價而踟躕不前,最終放棄引進管理咨詢項目的也相當多。

    企業的這些無奈之舉一方面緣自于對管理咨詢的實施過程不了解,因畏懼而遠離;另一方面緣自于市場上的負面信息,畢竟咨詢市場魚龍混雜,渾水摸魚的人大有人在,讓企業更增加了對管理咨詢的不信任。

    成都道勤管理顧問服務有限公司(以下簡稱“道勤管理咨詢”)認為管理咨詢這一特殊服務產品,其成功的關鍵在于“過程控制”,并結合多年的管理實踐經驗和案例研究,總結了在管理咨詢項目實施過程中,起關鍵作用的“八步成功法”。

    如果企業引進管理咨詢項目的過程中,嚴格按“八步成功法”進行過程控制,管理咨詢www.krxmxy.icu項目的成功是水到渠成的。

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第一步:定義項目,描述需要-形成共同目標的關鍵

    道勤管理咨詢認為,管理咨詢項目定義包括四個要素:目標、范圍、成本和進度。

    首先是定義項目的目標,即想要解決什么樣的問題,達到什么樣的狀態。當然,項目的目標開始時不一定就十分明確;在這一過程,咨詢公司將應用管理咨詢技術幫助企業分析面臨的問題,并通過分析企業提出的問題來識別管理咨詢項目的目標。

    項目的目標回答了“企業為什么要進行管理咨詢”的問題。根據項目的目標,可以進一步確定其他三個要素的內容:

    項目范圍:項目涉及范圍包括哪些部門(財務、生產、人力資源等等)?每一部分需要實現到何種程度?

    項目成本:項目的預算有多少?預算如何分配?

    項目進度:項目進度如何安排(時間表)?有多少人專門從事這個項目的工作?各個部門需要提供什么樣的人員?需要投入多少時間來參與和配合項目的工作?

    定義項目是個互動的過程,這個過程往往是企業帶著問題來,咨詢公司帶著思路來,雙方反復探討來最終完成“項目定義”。

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【第二步:簽約-取得信任,獲得心理契約-取得相互信任的關鍵】

    這一步包含兩個內容:通過評估候選管理咨詢公司確定簽約對象、通過簽約談判,獲得心理契約。

n  評估管理咨詢公司

    在評估過程中,有以下幾個方面是需要企業格外留意的:

    首先,根據管理咨詢公司對企業面臨的問題的解決思路,企業可以大致獲得他們將如何實施這個項目。要注意兩類管理咨詢公司是不可取的:一類是將過多的責任和工作推給了企業,另一類則是“大包大攬”。

    其次,企業應注意管理咨詢公司是否真正聽取了企業的要求,他們的《項目建議書》中是否清楚地告訴了企業將解決什么問題了嗎?很多《項目建議書》僅是這些管理咨詢公司以前方案的簡單復制,缺乏對企業的項目的針對性。這種方案是不可取的。

    第三,要看管理咨詢公司是否提供了性能價格比最高的方案。有的管理咨詢公司會將一些服務的范圍擴大,標準提高,以便獲得更高的收入。

    最后,企業不宜要求管理咨詢公司在《項目建議書》中為企業的問題提出創新的解決方案,企業需要明白,管理咨詢公司的創新性是需要在咨詢過程中體現的,那么如何識別他們的創新能力呢,那就看《項目建議書》中他們在處理以前案例中的成功之處。過分強調創新性對企業將是危險的,因為那些創新的,沒有經過實踐的方法或方案,往往是存在巨大風險的。

    當企業評估建議書時,要注意平衡質量、經驗的重要性和項目預算之間的關系。企業應該在能支付得起的范圍內選擇最好的方案。如果在項目預算范圍之內,不能找到合適的,企業就需要重新定義項目的范圍或者增加預算。

    為方便企業評選管理咨詢公司,道勤管理咨詢提供了BPIP項目中的工具《選擇咨詢公司備忘錄》,里面給出了評價管理咨詢公司的工具。

    同時,企業還可以參考道勤管理咨詢的中一篇文章《如何評估管理咨詢公司》。

n  簽約

    簽約的過程實際是雙方取得信任的過程,尤其是管理咨詢合同,這一點顯得尤為重要。而且,作為管理咨詢項目,雙方獲得心理契約就更為重要了,因為管理咨詢項目中的約定有很多是軟性的,很多不宜量化,那種把咨詢報告的厚度(即頁數)都規定到合同里的做法是愚蠢而無效的,因為一份一百頁的咨詢報告未必比一份只有五頁的咨詢成果更為有效!

    大多數管理咨詢公司有標準的合同范文,不管有沒有,企業要保證項目合同中要包括以下內容:

    一份可交付文件清單

    項目完成日期

    費用和支付計劃

    企業和管理咨詢公司評估項目進展和解決任何出現問題的檢查點(或者叫里程碑)

    在項目完成之前,任何一方可以終止合同的機制

    解決爭議的方法

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【第三步:成立項目組-形成合作團隊:保證項目順利推進的關鍵】

    有些企業認為,簽署合同后管理咨詢項目就交給管理咨詢公司了,要靠他們的專業能力來保證咨詢成果的有效性了。其實不然,管理咨詢項目需要企業和管理咨詢公司共同推進、共同控制。

    任何管理咨詢項目一定要保障企業的投入,這種投入不僅僅是指付給管理咨詢公司的費用,更重要的是企業內部的人力投入。很多企業往往忽視這種投入,其實這一塊所占的比重非常大。既然叫“項目”就意味著是要員工在完成日常工作基礎上要額外做的事情,而一個項目一般持續三-六個月,要持續保證項目組成員的參與積極性,企業一定要采取相應的措施,并規定相應的責、權、利,以提高企業員工的參與積極性。

    所以成立項目組,形成合作團隊是保證項目順利推進的關鍵。

    項目組通常分為:核心領導小組、項目管理小組、項目執行小組,各項目組的職責、成員構成見下表:

項目組名稱

管理咨詢項目

核心領導小組

管理咨詢項目

管理小組

管理咨詢項目

執行小組

項目組職責

Ø  掌握項目進度方向

Ø  確定項目階段成果

Ø  參加重要會議

Ø  確定項目各階段具體進程計劃

Ø  確保項目質量

Ø  參加重要會議

Ø  指導、協調執行小組工作

Ø  具體制度方案的制定、細化

Ø  參加研討會議

Ø  實施確定后的咨詢成果

成員

Ø  客戶企業董事長(或總經理)

Ø  管理咨詢公司合伙人之一

Ø  高層管理人員

Ø  與咨詢項目緊密相關的部門負責人

Ø  高層管理人員

Ø  各部門負責人

Ø  與咨詢項目成果實施緊密相關的主管人員

    各項目組成立伊始即開始決定管理咨詢項目的成功與否。各項目組至始至終按項目的推進進度履行職責將有效保證管理咨詢項目成功,否則,管理咨詢項目極有可能會半途而廢。

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【第四步:診斷企業管理:開放心胸-找到問題根源的關鍵】

    管理咨詢項目的推進一環扣一環,結構嚴謹。在這些環節中,管理診斷是找到企業所面臨問題根源的關鍵所在,也是制定詳細咨詢計劃的關鍵。

    對企業管理進行診斷,需要企業各級管理人員甚至企業所以員工共同參與,接受訪談、填寫問卷,提供各類管理資料。

    在這一階段,有些企業會有意識地隱藏企業的信息,防備管理咨詢公司“竊取”企業的信息。這是非常錯誤的,管理咨詢公司如果不能掌握大量客觀、準確的一手資料,咨詢技能、咨詢經驗無論多強都不可能找得出企業的問題根源的,更不用說進一步提出具體有效的解決方案了。

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【第五步:制訂詳細計劃-按步驟解決問題根源的關鍵】

    很多企業不理解,咨詢計劃應該在簽合同時就確定,為什么要在診斷結束后再次制訂詳細計劃呢?

    其實這正是管理咨詢項目的特點!

    一個管理咨詢項目通常要制定三個計劃:合同簽訂時的計劃、診斷后的項目計劃、咨詢成果推進計劃。其中:

Ø  合同簽訂時的計劃,往往明確的是重大的里程碑時間點,列出的重要的成果清單;

Ø  診斷后的項目計劃,實際上管理咨詢項目的詳細計劃,是對前述計劃的細化;

Ø  咨詢成果推進計劃,通常是在全部或部分咨詢成果提交后,制訂的企業實施計劃。

    所以,這一步制訂詳細計劃,是按步驟解決問題根源的關鍵,是在診斷后更加明確企業問題產生的根源后確定的咨詢計劃,針對性更明確,需提交的成果也更明確、更細化。這一計劃有時還需要對合同簽訂時的計劃做修訂,修訂里程碑時間點和成果,因為這時管理咨詢www.krxmxy.icu公司對企業的了解已經非常深入,更能把握企業的實際需求。

    在第五步時,企業會更加體會到第二步“獲得心理契約”的重要性,紙面上的管理咨詢www.krxmxy.icu合同要遵守,但不能僵化,僵化地執行管理咨詢合同就會使管理咨詢項目走入歧途,無法從根源上解決企業面臨的問題。

    也許有人會問,那合同的嚴肅性何在?在實踐中,在管理咨詢項目進行到第五步時,可以把詳細的咨詢計劃做原合同的附件或補充合同內容。

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第六步:企業全程參與-確保解決方案個性化的關鍵

    企業與企業之間文化不同、人員結構不同、管理體系不同,即使是兩個名稱相同、性質相同的崗位,其做事方式、履行的職責也是迥然有異。因此,哪怕是相同的咨詢項目,不同的企業其咨詢方案也應該是風格各異,絕不能雷同。這也是管理咨詢公司為企業提供個性化管理咨詢項目服務的一個前提。

    但個性化不能只是口號,在診斷階段、在按照“詳細計劃”推進管理咨詢項目的過程中,企業員工的全程參與是至關重要的,是確保管理咨詢公司提交有效的、體現企業個性化需求解決方案的關鍵,也在很大程度上避免管理咨詢公司生搬硬套產生咨詢成果。為什么這么說呢?

    一方面,咨詢方案的制定,必須從了解和掌握企業的歷史和現狀開始,而由于信息不對稱,只聽企業負責人介紹是無法掌握全貌的。所以,管理咨詢公司要傾聽各層員工的心聲,只有在掌握信息詳實準確的基礎上,才能有針對性地設計項目實施方案。方案是管理咨詢顧問起草的,但有相當大的一部分準備工作卻是企業人員做的。

    另一方面,企業在引進管理咨詢項目時強調最多的是要對企業量身定做解決方案,要體現其個性化。誠然,個性化的方案有很多要素決定,診斷的深入、管理咨詢顧問的敬業精神和職業操守,等等;但最能使解決方案具有個性化、符合企業特點的關鍵是要企業員工全程參與管理咨詢項目。因為,最了解企業的是企業的員工,將來實施解決方案的也是企業的員工。

    企業員工全程參與的形式有很多:

Ø  參加管理咨詢公司主持召開的員工咨詢會,向管理咨詢公司提供信息,表達管理改進的愿望;

Ø  參加管理咨詢公司主持召開的研討會,就有關方案提出自己的觀點和意見;

Ø  參加企業內部組織的“解決方案”征求意見會議,提出方案修訂意見;

Ø  根據“解決方案”制訂有關制度或實施細則、操作規范;

Ø  主動與管理咨詢顧問聯系,表達自己的觀點和意見,甚至提出自己的方案。

    企業員工的全程參與并不是要求每一個人隨時隨地地參與到管理咨詢項目中來,在不同的階段,參與的程度是不同的。下面這張圖能形象地說明企業員工在管理咨詢項目過程中的參與程度變化。

   

第七步:輔導實施-幫助企業員工執行的關鍵

    咨詢成果提交后,企業開始貫徹實施。貫徹實施的過程中,需要管理咨詢提供輔導與支持,幫助企業員工理解咨詢成果的內容,并在技術和技巧上給予指導,并對某些細節進行修訂。

    理論上,若第六步“企業全程參與”貫徹較好,則輔導實施階段遇到的問題也較少。但在實踐中,企業的員工總是處在不斷變化的過程,即便是員工流動率不大的企業,員工崗位之間的調整、組織結構的變化也是經常出現的,就這需要管理咨詢公司會同企業相關人員(管理咨詢項目管理小組和執行小組)對新上崗的人員解決咨詢成果,甚至進行一些修訂。

    道勤管理咨詢的咨詢經驗提醒我們,咨詢成果剛剛推行時包括企業領導人、高層管理人員在內的許多員工都會有所不適,甚至原來某些管理人員認可或由其提出的措施,都會覺得極不適應,因為管理咨詢項目的目標往往要改變企業以前的一些工作習慣、管理流程。這時,管理咨詢公司的輔導和講解就顯得非常必要。

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第八步:管理有效性審計-確保咨詢成果有效落實的關鍵

    有些引入管理咨詢項目的企業會有這樣的困惑,咨詢成果在輔導實施的過程中還能有效實施,然而過了輔導實施階段,咨詢成果被執行走樣,企業會不知不覺地又回到老路上去!

    這說明,企業或者說企業員工還沒有形成新的工作習慣,咨詢成果還沒有完全固化、沉淀下來,實施管理咨詢項目前企業那些習以為常的東西又回來了。

    之所以產生這種結果,是因為企業沒有實施第八步:管理有效性審計。

    管理有效性審計是確保咨詢成果有效落實的關鍵,是管理咨詢項目成功的保障。管理有效性審計的操作方式一般為:

Ø  將咨詢成果的落實納入績效考核范疇;

Ø  企業成立管理有效性審計工作小組(可以由管理咨詢項目管理小組成員組成),定期(一般是以月或季度為單位)回顧企業的管理運作情況,從管理憑證入手,監測、檢查管理運轉的有效性,企業貫徹咨詢成果的有效性;

Ø  管理有效性審計工作小組根據監測、檢查結果,分析咨詢成果落實的薄弱點,提出獎勵、處罰建議,提出整改要求及整改建議。

    有時,管理有效性審計工作小組的功能可由管理咨詢公司來完成,一方面管理咨詢公司做為第三方,可以中立、客觀地評審管理有效性、咨詢成果落實情況;另一方面,管理咨詢www.krxmxy.icu公司也可以針對評審中發現的問題及時提出專業的、有效的整改意見。


 
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